SGK Dünyanın Evrakını Sayısallaştıracak

e-Devlet uygulamalarıyla vatandaş odaklı işleri etkin,güvenilir ve hızlı kılmayı amaçlayan SGK, "e-imzaDestekli Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sisteminin Kurulması ve Yaygınlaştırılması (EBYS) Projesi"nde sona geldi.

Proje kapsamında, kurum içi bilgi ve belge akışını tamamen elektronik ortamda gerçekleştirecek ve kurum dışından gelen tüm doküman ve belgeler taranarak sisteme dahil edilecek. Ayrıca, fiziksel arşivlerde birikmiş doküman ve belgeler taranarak elektronik ortama aktarılacak ve yedeklenecek.

Birimler arasında dosya transferinde, sigortalılarla işverenlerin dosyalarında evrak akışı gerektiren taleplerle mahkemelik ve teftişlik durumlardaki taleplerin karşılanması gibi süreçlerin uzamasının önüne geçmeyi amaçlayan SGK'nın, EBYS Projesi'ni hazırlama gerekçeleri şöyle:

"Fiziksel arşivdeki doküman ve belgelerle yapılan işlemler, evrakın yıpranmasına neden oluyor. Arşivlerin fiziksel durumu, imhası olmayan doküman ve belgeleri süresiz saklamaya elverişli değil. Arşivlerde ciddi yer sıkıntısı yaşanıyor. Sel ve yangın gibi felaketler ile hırsızlık gibi olayların gerçekleşmesi arşivlere geriye dönülmez zarar verebilir. Çünkü, fiziksel arşivlerin hiçbir şekilde yedeği bulunmuyor.

Evrakın tek bir yerden yönetildiği, kapsamlı ve denetlenebilir bir arşiv yönetim sistemi oluşturulmasına ihtiyaç var."

-Belgelere 7/24 hızlı ve kolay erişim-

EBYS Projesi'nin hayata geçirilmesiyle, arşivlerde bulunan doküman ve belgelerin elektronik ortamda bir yedeği oluşturulacak.

SGK'nın kurumsal uygulamalarında kullanılacak veriler, sayısallaştırılacak ve böylece fiziksel evrakın yıpranması engellenecek ve koruma altına alınarak evrakın ömrü uzatılacak.

Projenin başlamasıyla sağlanacak diğer faydalar ise şöyle:

"İmha edilecek doküman ve belgelere süresiz erişimi sağlanacak. Kurumsal büro işlemleri, arşiv kiralama giderleriyle posta ve sarf malzeme harcamalarında azalacak. Kurumun verimliliği, hizmet kalitesi ve bilgi güvenliği artacak. Belgelerin tek bir yerden yönetildiği, kapsamlı ve denetlenebilir bir arşiv yönetim sistemi oluşturulacak. Evrakın elektronik ortama aktarılması sonucu özellikle farklı yerlerde bulunan doküman ve belgelerin paylaşım imkanı artırılacak. Bu bölgelere 7 gün 24 saat hızlı, kolay ve sürekli erişimi sağlanacak.

Elektronik belge kullanımıyla yazışma sürelerini kısalacak. Kurum içi evrak trafiği minimuma inecek. SGK hizmetleri, e-devlet yapısına uygun hale getirilecek."

-Öncelik sigortalı sicil dosyaları, işe giriş belgeleri ve bordrolarda-

Projede, dijital ortama öncelikle aktarılacak dosya türleri şöyle:

"4/1 A sigortalı sicil dosyaları, 4/1 B sigortalama dosyaları, 4/1 C sicil dosyaları, 4/1 A, B ve C kapsamındaki tahsis dosyaları, tüm işe giriş bildirgeleri, aylık, 3 aylık ve 4 aylık dönem bordroları, 5510 sayılı kanunun geçici 20. maddesi kapsamında yer alan dosyalar, sosyal güvenlik destek primi dosyaları, Libya'da çalışan sigortalılara ait belgeler."

Ancak, dosya içeriğindeki röntgen, sağlık karnesi ve reçete gibi sağlık belgeleri sayısallaştırılmayacak.

-Türkiye'de ve dünyada bir ilk-

Yapılan çalışmalar ve il müdürlükleriyle gerçekleştirilen yazışmalar sonucunda, SGK'nın tüm merkez ve taşra teşkilatının arşivi, EBYS Projesi kapsamında sayısallaştırılacak. Projede dijital ortama aktarılacak evrak sayısının, yaklaşık 3 milyar olduğu tespit edildi.

Türkiye'de, geçmiş yıllardaki projeler kapsamında bir seferde en fazla yaklaşık 50 milyon sayfa evrak sayısallaştırıldı. Dünya çapındaysa milyara yakın evrakın dijital ortama aktarıldığı örnek bir uygulama bile bulunmuyor.

Bu bilgiler ışığında EBYS Projesi, dijital ortama aktarılacak evrak sayısıyla, Türkiye'de ve dünyada bir ilk olacak. Proje, ayrıca bu özelliğiyle Türkiye'deki diğer kamu kurum ve kuruluşları için önemli bir örnek olacak.

-İlk Eskişehir'deki 20-25 milyon sayfa belge sayısallaştırılacak-

Sayısallaştırılacak evrak sayısının çok yüksek olmasını gözönüne alan SGK yetkilileri, EBYS Projesi'nin aşamalı olarak iki faz halinde gerçekleştirilmesine karar verdi.

Projenin birinci fazında, gerekli yazılım ve donanım ihtiyacını kesinleştirmek, çıkabilecek aksaklıkları tespit etmek amacıyla Eskişehir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü ve bağlı merkez müdürlüklerinin arşivlerinde birikmiş yaklaşık 20-25 milyon sayfa evrak sayısallaştırılacak.

Projenin ikinci fazındaysa, tüm Türkiye'deki kurum arşivleri, bölümlere ayrılarak ihale edilecek.

Çalışmaların yürütülmesi için Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğü bünyesinde kurulan "Elektronik Arşiv Yönetimi Daire Başkanlığı", şubat ayında fiilen faaliyete başladı.

Sayısallaştırma hizmeti alımı için 10 firmayla gizlilik anlaşması yapıldı ve her firmaya 100 sigortalı dosyası ve 1 bordro içeren ciltli defter teslim edildi. Bu çalışmanın sonucunda elde edilen deneyim, tespit ve sonuç gözlemler çerçevesinde, mevcut teknik şartname revize edilecek.

Eskişehir Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü ve bağlı merkez müdürlükleri arşivlerindeki doküman ve belgelerin elektronik ortama aktarılması ve Doküman Yönetim Sistemi ile entegre olarak hizmete sunulması için gerekli yazılım, donanım ve hizmet alınmasına yönelik teknik şartnamenin tamamlanmasının ardından önümüzdeki günlerde projenin ilk fazına geçilecek.

Kaynak: AA