Hukuki Yardım

TÜRKİYE'DE MAHKEME YÖNETİMİ SİSTEMİNE DESTEK PROJESİ

TÜRKİYE’DE MAHKEME YÖNETİMİ
SİSTEMİNE DESTEK PROJESİ 

BİLGİ NOTU

Türkiye’de Mahkeme Yönetimi Sistemine Destek Projesi

İçindekiler
A. Giriş

Projenin 1. Aşaması
Projenin 2. Aşaması
B. Yeni Mahkeme Yönetimi Sistemi ile Gelen Yenilikler
1- Adliye Müdürleri
2- Adli Yardımcılar
3- Basın Sözcüleri
4- Danışma Masaları
5- Ön Bürolar
6- Kısıtlı Alanlar
7- Vatandaşların bilgilendirilmesi

A.GİRİŞ

Adalet Bakanlığının Avrupa Konseyi ile birlikte yürüttüğü ve Avrupa Birliği tarafından finanse edilen Türkiye’de Mahkeme Yönetimi Sistemine Destek (MYSD) Projesi 1 Aralık 2007 - 30 Kasım 2009 tarihleri arasında uygulanmıştır. Proje kapsamında yürütülen çalışmalar esnasında Adalet Bakanlığı mensupları, hâkimler, Cumhuriyet savcıları, adliye çalışanları, avukatlar, Baro ve Türkiye Barolar Birliği temsilcileri ile yapılan görüşmeler ve adliyelere yapılan çalışma ziyaretleri sonucunda mevcut sistemde en çok eleştirilen noktalar belirlenmiş ve bu sorunların çözümleri için yeni kurum ve kadrolar önerilmiştir. Belirlenen bu yeni kurum ve kadroların deneme uygulamalarının, pilot adliye seçilen Aydın, Konya, Mardin, Manavgat (Antalya) ve Rize adliyelerinde yapılmasına karar verilmiştir.
Proje faaliyetleri genel olarak iki aşamada incelenebilir: 


Projenin 1. Aşaması

Ulusal ve uluslararası uzmanlardan oluşan ekiplerin Türkiye’nin farklı yerlerinde bulunan değişik özellik ve büyüklükte adliyelere ihtiyaç tespit ziyaretleri yaparak, dava akışı yönetimi, malî yönetim, insan kaynakları yönetimi, mahkeme performans standartları, teknoloji yönetimi ve eğitim konularında mevcut durumu analiz etmiş ve değişiklik önerilerini içeren raporlar hazırlamışlardır.
İhtiyaç tespit ziyaretleri yanında, Türk hakim ve Cumhuriyet savcılarının Avrupa ülkelerindeki benzeri uygulamaları yerinde görmesi ve diğer ülkelerdeki akranlarıyla görüş ve deneyim alışverişinde bulunmaları amacıyla uluslararası çalışma ziyaretleri düzenlenmiştir.
Mevcut sistemde tespit edilen eksiklikleri ve bunlara yönelik çözüm önerilerini içeren bir Strateji (Proje Uygulama) Planı hazırlanmış ve bu plan Adalet Bakanlığının onayıyla Aydın, Manavgat, Mardin, Konya ve Rize olarak kararlaştırılan beş pilot adliyede uygulanmaya başlamıştır.
Bu planda önerilen uygulamalar pilot adliyelerden hakim ve savcıların katıldığı 9 çalıştayda uzmanlar ve diğer ülkelerdeki akranlarla birlikte tartışılarak uygulama için somut hedefler geliştirilmiştir. Proje Uygulama Planı kapsamında önerilen yeni uygulamalar için gerekli mevzuat değişikliği önerileri Adalet Bakanlığı tarafından hazırlanacaktır. Mevcut durumda uygulamalar, mevzuat değişikliği gerektirmeyen alanlarda yapılmaktadır.
Proje kapsamında adliyelerde uygulanmaya başlanacak yeni görevler (adliye müdürleri, ön büro ve danışma masası personeli, basın sözcüleri ve adli yardımcılar vb.) için Adalet Bakanlığı ve Avrupa Konseyi tarafından, ulusal uzmanlarla, pilot adliyelerde çalışan hâkim ve savcılardan oluşan çalışma grupları eğitim programları ve materyali geliştirilmişlerdir.


Projenin 2. Aşaması

Projenin 2. aşaması uygulama aşaması olarak da adlandırılabilir. Bu aşamada temel olarak; ilgili personelin yeni Mahkeme Yönetimi sistemi kapsamında bilgilendirilmesi ve eğitimleri, vatandaşların Adliye sistemi hakkında bilgilendirilmesi, adli ve idari personelin yeni uygulamalar konusunda bilgilendirilmesi, dava süreçlerini daha hızlı ve etkin hale getirmeye yönelik uygulama örneklerine ilişkin farkındalık çalışmaları yer almaktadır. Bu çerçevede yürütülen çalışmalar şöyle sıralanabilir:

Eğitim Seminerleri
Proje kapsamında uygulaması yapılacak yeni görevler (Adliye Müdürleri, Basın Sözcüleri, Adli Yardımcılar, Danışma Masası görevlileri, Ön Büro görevlileri) için ilgili personelin eğitimi.

Pilot adliyeler için bilgilendirme ziyaretleri
Temmuz ayı sonunda yapılan ve Adalet Bakanlığı ve Avrupa Konseyi proje ekibinin katıldığı toplantılarda 5 pilot adliyedeki adli ve idari personel ile baro temsilcilerine proje kapsamında başlatılacak Mahkeme Yönetimi Sistemi uygulamaları tanıtılmış ve onların görüşleri alınmıştır. 

Pilot adliyelerde bina tadilatları
Proje kapsamında pilot adliyelerde hem hâkim ve savcıların, hem de kalem personelinin sürekli rahatsız edilmeden, daha rahat çalışabilecekleri ve dosyalara odaklanabilecekleri çalışma ortamları oluşturmak amacıyla bir takım önlemler getirilmiştir. Bunların başında kısıtlı –yarı kısıtlı ve tam erişimli alanlar oluşturmak gelmektedir. Bu uygulamanın amacı, duruşma salonları, bilgi ve danışma büroları, postane gibi vatandaşların rahatlıkla girebileceği bölümlerle hâkim çalışma odaları gibi sessiz ve sakin bir ortam gerektiren alanları birbirinden ayırmak ve uygun çalışma koşullarını yaratarak davaların akış hızına katkıda bulunmaktır.
Kısıtlı alanlar: Bu kavram ile anlatılmak istenen, adliye içindeki her birime her isteyenin istediği anda ve şekilde girmesinin kısıtlanmasıdır. Bu sayede ciddi odaklanmayı gerektiren, ihtisas ve tecrübe ile yürütülebilen görevlerin yapılabilmesi için mümkün ortam oluşabilecektir.
Ön bürolar: Mahkeme kalemlerinin rutin işlerinin devredileceği önbürolar vatandaşla/avukatla kaleme gitmeden yapılacak işleri üstlenecek ve kalem personelinin odaklandığı işleri bırakarak gelen soruları yanıtlamasının önüne geçecektir.
Danışma masaları: Vatandaşların adliye ile ilgili genel bilgileri hakkında danışabilecekleri, onlara adliye ve adli işlemlerle ilgili genel bilgileri ve matbu broşürleri verebilecek, bu amaçla eğitilmiş görevlilerin bulunduğu masalardır.
Yönlendirme sistemi: Hazırlanacak (renkli) yönlendirme sistemleri ile özellikle ziyaretçi trafiği yoğun olan büyük adliyelerde vatandaşların aradıkları birimi rahatça bulabilmelerini sağlamak hedeflenmiştir.

Vatandaşlar ve Adliye mensupları için bilgilendirme
Broşürler: Gerek yeni adliye sistemi, gerekse genel olarak adliyedeki işlerle ilgili vatandaşların bilgilendirilmesini ve yönlendirilmesini sağlamak amacıyla ilk aşamada 12 adet broşür hazırlanmıştır. Adliyelerden ve vatandaşlardan gelecek geribildirimlere göre bu sayı ve içerik zenginleştirilerek tüm adliyelere yaygınlaştırılacaktır. Aynı zamanda UYAP üzerinden de vatandaşların bu bilgilere erişebilmesi planlanmaktadır.

Adliye Personeli El Kitabı: Yeni adliye yönetimi sisteminin başarılı bir biçimde uygulanabilmesi için danışma masası ve ön büro görevlilerinin vatandaşları doğru bilgilendirilmesi/yönlendirmesi gerekmektedir. Bu amaçla hazırlanan bir rehber kitap ile adliyede bulunan tüm birimler (Mahkeme, Cumhuriyet savcılığı ve destek birimleri vb.), bu birimlerin iş süreçleri, buralarda çalışan kişiler ve görevleri açıklanarak öncelikle bu tür bilgilendirme ve yönlendirmeyi yapacak personel için standart bilgiler hazırlanmıştır. İlk taslağı tamamlanan bu kitap uygulama sırasında gelecek önerilerle geliştirilerek yaygınlaştırılmalıdır.

Uzman çalışma toplantıları
Avrupa Konseyi uzmanları ile Adalet Bakanlığının ilgili birimlerinden Tetkik Hâkimleri ve üniversiteden uzmanlar düzenli aralıklarla bir araya gelerek aşağıdaki hususlarda adalet sisteminin etkinliğini geliştirmeye yönelik öneriler hazırlamaktadırlar.
Hukuk davalarının etkinliğini artırma: Özellikle hukuk mahkemelerindeki dava süreçlerini kısaltmak amacıyla HMUK çerçevesinde alınabilecek geliştirme önlemleri tartışılmakta ve başta uzlaşma ve duruşma sayılarının azaltılması olmak üzere çeşitli öneriler ve farkındalık programları geliştirilmektedir. 
Adliye kalite sistemi geliştirme: Bu çerçevede özellikle adliye birimlerinin kendi aralarında ve adliye dışındaki kurumlarla (polis, jandarma vb.) sorunların ve çözüm önerilerinin beraberce tartışılarak işbirliği ve koordinasyonu geliştirecek düzenli toplantılar yapmaları önerilmektedir. Ayrıca adliyeler hazırlayacakları düzenli raporlarla vatandaşları yaptıkları işlerle ilgili (nitelik ve nicelikle ilgili verileri de) bilgilendirerek adliyenin vatandaşlar açısından daha şeffaf olmasını da sağlayacaklardır. 

Kanun Değişikliklerine İlişkin Çalışma Grubu
Bu çalışma grubu Adalet Bakanlığının ilgili birimlerinden uzmanların katılımıyla oluşturularak Proje önerileri çerçevesinde kanun değişikliği gerektiren hususları belirleyecek ve bunların uygun olanları için değişiklik tasarıları hazırlayacaktır.

B. Yeni Mahkeme Yönetimi Sistemi ile Gelen Yenilikler

1- Adliye Müdürleri

İhtiyaç Tespit Ziyaretleri İle Tespit Edilen Mevcut Durum:
Adliye idaresinin mevcut yapısında, Cumhuriyet Başsavcısı her adliyede idari bakımdan oldukça güçlü bir konuma sahiptir ve adliyenin genel idaresinden sorumludur. Güvenlik, sağlık, mali idare, tesis yönetimi, insan kaynakları yönetimi vb. Cumhuriyet Başsavcısı tarafından icra edilmesi gereken görevlerden birkaçıdır. İdari görevlerin yalnızca bir kısmı Adalet Komisyonu Başkanları ve İdare ve Vergi Mahkemesi Başkanı’na aittir. Her ne kadar bazı adliyelerde Cumhuriyet Başsavcılarının gözetim ve denetiminde çalışan “İdari İşler Müdürleri” bulunsa da, görev tanımlarının belirgin bir şekilde yapılmamış olması, gerekli yetkilere sahip olmamaları ve konuya ilişkin herhangi bir mesleki eğitim almamış olmaları sebebiyle arzu edilen etkinlik seviyesi sağlanamamaktadır.
Başta orta ve büyük ölçekteki adliyeler olmak üzere, Cumhuriyet Başsavcıları idari görevleri ile ilgilenmekten soruşturma yapmaya ve savcılık biriminin adli bakımdan idaresine yeteri düzeyde vakit ayırmakta zorlanmaktadırlar.
Cumhuriyet Başsavcısı her adliyede mali talepleri Adalet Bakanlığı ile koordine eden tek yetkilidir. Proje kapsamında yapılan İhtiyaç Tespit Çalışmaları, savcılıklar ile mahkemeler arasındaki ilişkilerde mahkemelerin idari anlamda etkiden tamamen vareste olmadıklarını, savcılıkların mahkemeler üzerinde idari yapılanma temeline dayalı bir etkisi olabildiğini göstermiştir.

Çözüm Önerisi:
Cumhuriyet Başsavcılarının idari görevlerini üstlenmek üzere, Adliye Müdürü görevinin ihdas edilmesi ve bu görev için mesleki birikim ve becerileri yeterli olan profesyonellerin istihdam edilmesi önerilmiştir. Adliye Müdürlerinin Cumhuriyet Başsavcısı ve Komisyon Başkanlarının denetimi altında, adliyenin idaresi konusunda karar verebilme yetkisine sahip olmaları öngörülmektedir.
Bu uygulamanın gerçekleştirilmesinden umulan en temel üç fayda;

• Cumhuriyet Başsavcıları ve Adalet Komisyonu Başkanları ile hâkim ve savcıların idari görevlerinin ideal seviyeye indirgenmesi,

• Adliyenin işleyişine yönelik her türlü ihtiyacın profesyonel bir yönetim anlayışı içinde karşılanması ve kaynakların etkin kullanımı ile

• Mahkemeler ile savcılıkların idari bakımdan tamamen ayrılması yönündeki ilk adımın atılmasıdır.

İhtiyaçların karşılanması sorumluluğunun Cumhuriyet Başsavcısından alınarak Adliye Müdürüne verilmesi sistemi daha şeffaf hale getireceği gibi hesap verebilirliğini de arttıracaktır. Ayrıca, idari görevlerinden arındırılan Cumhuriyet Başsavcıları, Komisyon Başkanları, hâkimler ve Cumhuriyet savcıları yargılamaya ilişkin asli görevlerine odaklanma imkânı bulacaklardır.

Uygulama:
Adliye Müdürlerinin tam olarak önerilen şekli ile uygulanmasının bir takım mevzuat değişiklikleri gerektirmesi sebebi ile ve bu değişiklikler için ihtiyaç duyulacak süre dikkate alındığında uygulamanın temelde faydasının gözlenebilmesi amacı ile, adliyelerde mevcut “İdari İşler Müdürleri”nin Adliye Müdürü olarak görevlendirilmelerinin pilot uygulama açısından yeterli olacağı değerlendirilmiştir.

Bu doğrultuda, pilot adliyelerin ve uluslararası uzmanların katılımı ile çalışma grubu toplantıları düzenlenmiş ve Adliye Müdürleri için bir görev tanımı hazırlanmıştır. Mevcut idari düzenlemeler ve genelgeler dikkate alınarak görev tanımına Bakanlık tarafından son hali verilmiş ve bir yazı ile pilot adliyelere iletilmiştir. Adliye Müdürleri 10 Ağustos 2009 tarihinden itibaren pilot adliyelerde görevlerine başlamışlardır.

Adliye müdürleri nasıl çalışacaklar?
Pilot uygulama bakımından, Adliye Müdürü Cumhuriyet Başsavcısına bağlı olarak çalışacaktır. Bununla birlikte, mahkemelerin ihtiyaçlarının tespiti ve giderilmesi için Adalet Komisyonu Başkanı ile görüşecek ve onun talepleri doğrultusunda çalışacaktır.

2- Adli Yardımcılar

İhtiyaç Tespit Ziyaretleri İle Tespit Edilen Mevcut Durum:
Tüm yargı sistemlerinde olduğu üzere, Türkiye'de de Cumhuriyet savcılarının asıl görevi suç teşkil eden fiilleri soruşturmak ve hâkimlerin asıl görevi de önlerine gelen davalarla ilgili “karar vermek”tir. Ancak bunlara ek olarak Türk yargı sisteminde, yargılama faaliyetinin tüm aşamalarında, soruşturmaların yürütülmesi ve davaların sonuçlandırılmasına ilişkin yargısal ve idari görevlerin neredeyse tamamı herhangi bir önem ve nitelik sınıflandırmasına tabi tutulmadan Cumhuriyet savcılarına ve hâkimlere verilmiştir. Basit yazışmaların yapılması, mahkemeye sunulan evrakın havalesi, bilirkişi raporlarının ve çeşitli kurumlardan istenen bilgi ve belgelerin ulaşıp ulaşmadığının kontrolü, harçların hesaplanması ve doğru yatırılıp yatırılmadığının kontrolü, keşif takviminin belirlenmesi ve organizasyonunun yapılması gibi örneklenebilecek birçok yargılama dışı görev, hâkimleri ve Cumhuriyet savcılarını meşgul etmektedir. 
Anılan sebeplerle hâkimlerin ve Cumhuriyet savcılarının yukarıda ifade edilen asli görevlerine gereği kadar zaman ayırabilmeleri zorlaşmakta ve bu durum adli iş ve işlemlerin gereğinden daha uzun sürmesi ve makul süre sınırının aşılabilmesi ihtimalini doğurabilmektedir.

Çözüm Önerisi:
Birçok yargı sistemi benzer durumlarla karşılaşmış ve ortak bir yaklaşım içeren değişik çözüm modelleri geliştirilmiştir: hâkimleri ve Cumhuriyet savcılarını asıl görevleri dışındaki tüm görevlerden arındırmak ve bu görevleri denetimi yine yargı mensuplarınca yapılmak üzere başka kişilere devretmek. Bu modeller arasında öne çıkan yaklaşım Adli Yardımcı uygulamasının geliştiği Hollanda modelidir. Bu modele göre, hâkimlerle ve Cumhuriyet savcıları ile işbirliği içinde çalışarak onlara soruşturmaların, davaların ve duruşmaların hazırlığında yardımcı olacak, ilgili içtihadı toplayacak ve birlikte çalıştıkları yargı mensubunca incelenmek ve karar aşamasında yararlanılmak üzere dosyalara ilişkin rapor yazacak bir görevlinin istihdamı öngörülmektedir.  Bu yolla Cumhuriyet savcıları ve hâkimler asli görevlerine yoğunlaşabilecekler, hem dosya incelerken ve hem de iddianame veya kararlarını yazarken daha rahat çalışma imkânına kavuşmuş olacaklardır.
Proje kapsamında hazırlanan Strateji Planında, bu işlev için yeni bir kadro oluşturulması ve hukuk fakültesi mezunları arasından seçilecek kişilerin özel eğitimlerini tamamladıktan sonra bir kariyer olarak bu pozisyonda istihdam edilmeleri önerilmiştir.

Uygulama:
Pek çok Avrupa ülkesinde uygulanan ve başarıya ulaştığı gözlenen bu modelin öngörüldüğü şekilde uygulanabilmesi için başta Kadro Kanunu ve Adalet Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun olmak üzere çeşitli yasal düzenlemelerde değişikliğe gidilmesi ihtiyacı söz konusudur. Böylesi geniş çaplı bir yasal değişiklik sürecine başlanmadan önce sistemin faydasının sınanması, uygulamanın iyi ve kötü yönlerinin gözlenebilmesi için Proje taraflarının mutabakatı ile Hâkim ve Cumhuriyet Savcısı adaylarının bu deneyime dâhil edilmesi yönüne gidilmiştir. Bu tercihin doğal bir sonucu olarak, hemen herkesin üzerinde fikir birliğine varmış olduğu adaylık sürecinin verimsiz geçirilmesi problemi de giderilmiş olacaktır. Bu doğrultuda geliştirilen pilot uygulama, Ağustos 2009 itibariyle pilot adliyelerde başlamış olup Adli Yardımcılar aşağıda yer alan görevleri yerine getirmektedir. Uygulamaya ilişkin hazırlanan değerlendirme raporlarında, Adli Yardımcılarla çalışan yargı mensuplarının büyük çoğunluğu hem kendi işleri hem de adayların mesleki gelişimleri bakımından çok yararlı bir yaklaşım olduğunu ifade etmişlerdir. Değerlendirme raporları ile getirilen öneri ve eleştiriler de dikkate alınarak bu uygulamanın daha verimli bir hale getirilmesi yönünde süre giden bir çaba mevcuttur.

3- Basın Sözcüleri

İhtiyaç Tespit Ziyaretleri İle Tespit Edilen Mevcut Durum:
İletişim teknolojilerinin büyük bir gelişim geçirdiği ve iletişimin hayatın her alanında hâkim bir olgu haline geldiği günümüzde, kurumlar bu kavramdan ve getirilerinden olumsuz etkilenmemek için proaktif bir yaklaşım geliştirmeli ve uluslararası standartlarda bir iletişim yönetimi gerçekleştirmelidir. Türk adliyelerinde bu ihtiyaca profesyonel standartlarda cevap verebilecek bir yapının olmadığı ve basınla ve bunun doğal bir sonucu olarak kamuoyu ile bir iletişim kopukluğu yaşandığı tespit edilmiştir.
Soruşturmalar ve davalara ilişkin olarak resmi hiçbir açıklama yapılmadığı durumlarda basın mensuplarının çok çeşitli yöntemlerle elde ettiği ve sıklıkla içeriği gerçeğe uygun olmayan, kulaktan dolma veya yanlış bilgiler içeren bilgiler doğruymuşçasına yayılmakta ve kamuoyunu yanıltıcı haberler bazen de maksatlı olarak servis edilmektedir.
Bazı Cumhuriyet savcılarının Ceza Muhakemesi Kanunu'na göre yürütmekte oldukları soruşturmalar hakkında basın ve yayın organlarına yazılı veya sözlü açıklama yapmaları, ayrıca soruşturma evresi sırasında gizliliğe uyulması konusunda gereken duyarlılığı göstermemeleri üzerine Ceza İşleri Genel Müdürlüğü’nün 26 sayılı Genelgesi yayınlanmış ve başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve ilgili mevzuat hükümleri ile uluslararası hukuk kaynakları anılarak soruşturmaların gizliliği konusunda uyulması gereken çerçeve çizilmiştir. Soruşturma evresinde Cumhuriyet savcıları, kovuşturma evresinde hâkimler tarafından nitelik ve içeriği önceden belirlenmemiş şekilde basın ve yayın organlarına açıklama yapılması, bazı sakıncalar doğurabileceği gibi, kamuoyunda yanlış anlamalara ve yorumlara da sebebiyet verebilecektir.
Bununla birlikte, kamuoyunun bilgi alma ihtiyacının doğru bir şekilde karşılanması ve yargısal süreçlere ilişkin bilgi eksikliği, yanlışlığı veya muhtemel kast sonucunda yargı mercilerini ve konunun doğrudan ya da dolaylı taraflarını zor durumda bırakacak haber ve yayınların önlenmesi gereği de aşikârdır. İletişim imkânlarının hızla gelişiyor olması, makul ve uygulanabilir olmayan sınırlamaların düzenleme seviyesinde kalması ve geniş bir tabana yayılmaması sonucunu doğurmaktadır. Her ne kadar hâkimler ve Cumhuriyet Savcılarının anılan düzenleme ve sınırlamalara uymak konusunda titiz davrandıkları görülmekte ise de gayri resmi yollardan elde edilen bilgiler doğru yorum ve yetkinlikten uzak bir şekilde kamuoyu ile paylaşılmaktadır.

Çözüm Önerisi:
Proje strateji planında, basın sözcülüğü konusu da ele alınmış kamuoyunun bilgilendirilmesinin zorunlu olduğu durumlarda, basını ve kamuoyunu doğru bir şekilde bilgilendirmek, adliyelerden bilgi edinmeyi bir sektör olmaktan çıkarıp hukuki bir sürece kavuşturmak amacıyla adliyelerde basın sözcülüğü kurumunun ihdasının gerekli olduğu fikri benimsenmiştir. Gerek adli süreçlere gerekse başta masumiyet karinesi ve kişilik haklarına saygı olmak üzere konunun yasal gereklerine hâkim olmaları sebebi ile Savcılıklar için iki Cumhuriyet savcısı ve mahkemeler için iki hâkimin basın sözcüsü olarak görevlendirilmeleri öngörülmüştür. Bunun sebebi, hiçbir yargı mensubunun kendi baktığı dosya veya dava ile ilgili basına açıklama yapmaması ilkesidir.

Uygulama:
Pilot uygulama kapsamında pilot adliyelerde birer Cumhuriyet savcısı ve hâkim basın sözcüsü olarak seçilmiş ve eğitilmişlerdir. Eğitimler iki aşamalı olarak gerçekleştirilmiş olup birinci bölümde konunun hukuki arka planı ele alınarak adli işlere ilişkin olarak basınla paylaşılacak bilgilerin yasal sınırı konusu tartışılmıştır. İkinci aşama beceri eğitimi olarak düzenlenmiş ve basın danışmanlığı yapan bir şirket tarafından katılımcılara gerçek durum simülasyonları da dâhil olmak üzere yazılı ve sözlü basın açıklaması yapma ve basınla iletişim eğitimi verilmiştir. Bazı basın sözcüleri basın toplantıları ve yazılı basın açıklamaları yapmışlardır. Bu uygulamanın tam anlamı ile yerleşebilmesi için Ceza İşleri Genel Müdürlüğü'nün 26 Sayılı Genelgesinde değişiklik yapılması gerekmektedir.
 

4- Danışma Masaları

İhtiyaç Tespit Ziyaretleri İle Tespit Edilen Mevcut Durum:
Adliye Sarayları özellikle büyük kentlerimizde ciddi büyüklüklere ulaşmış binalardır. Günlük ziyaretçi sayıları binlerle ifade edilmektedir. Örneğin Ankara Adliyesinde günlük ziyaretçi sayısı 35.000 ila 60.000 arasında seyretmektedir. Bu kişilerin bazıları adliye sıkça geliyor olsa da, önemli çoğunluğu günlük hayatında adliyeye gelmeyen, ömrü boyunca ancak bir kaç defa adliye binasını ziyaret etmiş kişilerdir. Doğal olarak nerede hangi işin yapıldığını, hangi işlemi nasıl yapmak gerektiğini bilmemektedirler. Bu kişilerin neyi, nasıl yapmaları gerektiği konusunda bilgi alacakları bir yer bulunmadığı için adliye dış kapısında güvenliği sağlayan polislerden başlayarak, adliye koridorlarında çay odalarına, temizlik görevlilerine, kalem personeline, duruşma sırası bekleyen avukatlara, odalarında çalışmakta olan hâkimlere ve Cumhuriyet savcılarına, hatta iş için adliyeye gelmiş başka vatandaşlara danışmaları sıkça görülen bir durumdur.
Danışma masasının bulunmaması nedeniyle en basit işler için gelen kişiler dahi; neyi, nasıl, nerede yapacağını anlayana kadar adliye içinde dolaşmak zorunda kalmakta, danıştığı kişilerin görevi olmaması nedeniyle sorularına cevap vermemeleri gerginliklere ve tartışmalara neden olabilmektedir. Bu durum hem vatandaşların aldığı hizmetin kalitesini hem de adliye personelinin verimini düşürmektedir.

Çözüm Önerisi:
Proje kapsamında, bu problemin giderilerek adliyelerin modern standartlarda bir danışma-yönlendirme sistemine kavuşturulması önerilmiştir. Danışma masaları ile, adliyeye gelen kişilerin ihtiyaç duydukları hizmeti adliyeden alıp alamayacaklarının netleştirilmesi, birimlerin adliye içinde yerleri konusunda kendilerine bilgi verilmesi,  UYAP’da kayıtlı basit konularda bilgilendirilmeleri ve broşürler yoluyla aydınlatılmaları sayesinde adliye içinde niteliksiz ve kontrolsüz trafiğin önüne geçilmesi hedeflenmektedir.
Danışma masaları vatandaşlarımızın koridorlarda vakit kaybetmelerini ve rastgele birimlere girip çıkmalarını engelleyerek anında bilgi almalarını sağlamanın yanısıra personelin sürekli kendi görevlerine ilişkin olmayan sorularla asıl işinden alıkonulmasının önüne geçilmesinde de etkin görev üstlenecektir.  Böylece hem vatandaşlara sunulan hizmetin kalitesi artacak, hem de bu hizmete ulaşmaları kolaylaşacaktır.

Uygulama:
Pilot adliyelerde danışma masalarının hayata geçirilebilmesi amacı ile öncelikle bu masalarda görev yapacak personelin belirlenmesi ve eğitilmesi yoluna gidilmiştir. Bu birimlerde adliye tecrübesi olmakla birlikte stresin üstesinden gelebilecek genç personelin görevlendirilmesi uygun bulunmuş ve beş pilot adliyeden 12 personel Ankara'da eğitimden geçirilmişlerdir. Bu programda kendilerine hem kalemlerin ve adliyelerin işleyişi gibi mesleki konularda hem de iletişim ve stres yönetimi gibi yeni görevlerinin gerektirdiği niteliklere ilişkin olarak eğitim verilmiştir. Eğitimin bu son bölümü tanınmış bir iletişim danışmanlığı şirketi tarafından sağlanmıştır. Mesleki bilgisi tam ve güler yüzlü bir personel profiline ulaşmak hedefi doğrultusunda gerçekleştirilen bu eğitim, ihtiyaçlar doğrultusunda tekrarlanacaktır.

5- Ön Bürolar

İhtiyaç Tespit Ziyaretleri İle Tespit Edilen Mevcut Durum:
Adliyelerdeki kalemler hâkim ve savcıların yaptıkları işlerin mutfağını teşkil eden görev tanımlarına sahipken ayrıca kalem yönetmeliklerinde belirtilen görevlerle de adliye ile ilgili tüm evrak akışını temin eden birimlerdir. Kalemler bu iş yüküne ek olarak, yeni sistemde danışma masalarında cevaplanacak gereksiz soruların ve işlem-adres tariflerinin de yegâne adresi konumundadırlar.
Kalemler mevcut işlerinin yanı sıra gelen kişilere evrakların nasıl doldurulacağı, nereden alınacağı, kimlerden yardım alınacağı, bu evraklara kimlerden onay alınması gerektiği gibi konularda bilgi vermek durumunda kalmaktadırlar. Bu durum bu birimlerin gereğinden fazla baskı altında kalmasına yol açmakta ve kalem personeli bu ortamda hissettiği sürekli iş yetiştirme stresi ile arzu ettiği nitelikte iş çıkaramayabilmektedir.
Ayrıca kalemler çok rahatlıkla başka birimlerin yürütebileceği karar nüshası temin etme, dava dosya sureti temin etme vb. gibi işlemlerle de ilgilenmek zorunda kalabilmektedirler. UYAP üzerinden temin edilebilecek duruşma saatleri, dava durumu gibi bilgiler de yine kalemlerden talep edilmektedir. Kontrol edilmeyen böylesi bir insan trafiği ile muhatap olmak durumunda kalan kalemler aslî görevlerini yerine getirmekte zorlanmaktadır.
Danışma masasının bulunmaması nedeniyle en basit işler için gelen kişiler dahi; neyi, nasıl, nerede yapacağını anlayana kadar adliye içinde dolaşmak zorunda kalmakta, danıştığı kişilerin görevi olmaması nedeniyle sorularına cevap vermemeleri gerginliklere ve tartışmalara neden olabilmektedir. Bu durum hem vatandaşların aldığı hizmetin kalitesini hem de adliye personelinin verimini düşürmektedir.

Çözüm Önerisi:
Her adliyede yaşanmakta olan bu tür sorunların çözümü için Proje kapsamında geliştirilen çözüm, ön büroların kurulmasıdır. Birçok ülkede başarılı uygulamaları gözlemlenen ön bürolar danışma masalarının çok daha ötesinde bir görev üstlenerek bir oyun kurucu gibi adli birimlerin sağlıklı çalışmasına yardımcı olacaklardır.

Uygulama:
Ön büroların kurulması ve faaliyete geçmelerinin ardından kalemlerde çalışan personel daha rahat ve müdahalesiz ortamlarda çalışma imkanı bulacaktır. Ön büro uygulaması aşağıda anlatılan kısıtlı alanlar ile birlikte değerlendirilmelidir.
Kişilerce adliyeye sunulan ve adliyeden talep edilen her türlü evraka ilişkin işlemler ön bürolarca takip edilecek ve sonlandırılacaktır. Bir başka deyişle ön bürolar, kalemlerde yapılan işlemlerinin birçoğunun neticelendirileceği birimler olacaktır. Dilekçe teslimi, dosyaya belge ve delil eklenmesi, dosya nüshalarının alınması, vb. hâlihazırda kalemlerde yapılan işlemlerin ön bürolarda tamamlanması hedeflenmektedir. Çalışmalarda aksama olmaması ve yeni uygulamalar yaparken vatandaşların mağdur olmaması düşünülerek, ön bürolarda görevlendirilecek personelin adliyenin ve kalemlerin işleyişini bilen tecrübeli memurlar arasından seçilmesi uygun bulunmuştur.

6- Kısıtlı Alanlar

İhtiyaç Tespit Ziyaretleri İle Tespit Edilen Mevcut Durum:
Türk adliyesinde öteden beri oldukça fazla dillendirilen ancak çözüm getirilemeyen sorunlardan bir tanesi de yargı unsurlarının sessiz ve işlerine yoğunlaşacakları ortamları bulamadıklarına ilişkindir. Adliye binalarında görev yapan pek çok hâkim ve Cumhuriyet savcısı sessiz bir ortamda sakince dosyalarını inceleyememekten yakınmaktadır. Gerçekten de adliye koridorlarında var olan kalabalık, kimi zaman çarşı-pazar görüntüsü oluşturmaktadır. Onca uğultu arasında kapıları açık şekilde çalışan, her an vatandaşın değişik talepleriyle karşı karşıya kalan kalem personeli ile hâkim ve Cumhuriyet savcılarının bu karmaşa içinde işlerine yoğunlaşmalarını ve arzu ettikleri derecede nitelikli iş üretebilmelerini beklemek mümkün değildir. Türkiye’de Mahkeme Yönetimi Sistemine Destek Projesi kapsamında bu mesele de ele alınmış ve bir dizi çözüm önerileri geliştirilmiştir.
Başlıca tespit; adliyeye giren herkesin her alana serbestçe erişmesinin doğru olmadığı yönünde oluşmuştur. Ancak bu kısıtlama hiçbir şekilde başvuru sahibinin işi halledilmeksizin adliyeden çıkıp gitmesi şeklinde yorumlanmamalıdır. Hem adliyede işi olanların amacına ulaşmasını kolaylaştıracak hem de adliye mensuplarının sakin bir ortamda çalışmalarını sağlayacak bir yöntem geliştirilmelidir.

Çözüm Önerisi:
Kısıtlı alan kavramı ile anlatılmak istenen, adliye içindeki her birime her isteyenin istediği anda ve şekilde girmesinin kısıtlanmasıdır. Bu sayede ciddi odaklanmayı gerektiren, ihtisas ve tecrübe ile yürütülebilen görevlerin yapılabilmesi için mümkün ortam oluşabilecektir. Unutulmamalıdır ki, adalete erişim hâkim odasına serbestçe erişim demek değildir.
Adliyelerde kısıtlı alanlar oluşturularak, başta hâkim ve Cumhuriyet savcısı odaları ile kalemler olmak üzere işe odaklanmayı gerektiren çalışma odalarının bulunduğu koridorları kalabalık ve sesten arındırılması gereklidir. Başka birimler tarafından çözüm getirilebilecek başvuruların hâkim ve Cumhuriyet savcısını veya kalem personelini meşgul etmemesi, ancak zaruri hallerde çalışma koridorlarına başvuru sahibinin girebilmesi gerekir. Bu doğrultuda bu koridorlar ziyaretçi erişimine kapatılacak ve yalnızca izin alan kişilerin girişine izin verilecektir.
Kısıtlı alanlar, yukarıda ele alınan ön büro ve danışma masası gibi uygulamalarla desteklendiği sürece işe yarar olacaktır.
Makul bir gerekçe ile veya özel sebeplerle kısıtlı alanlarda bulunan adliye mensupları ile görüşmek isteyen kişilerin bu alanlara girişi mümkün olmalı ancak bu erişim ziyaret edileceklerin belirlediği biçimde ve onları işlerini yapamaz hale getirmeyecek zaman dilimlerinde mümkün olmalıdır.
Bu çerçevede adliyelerde 3 alan oluşturulması önerilmiştir: açık, yarı kısıtlı ve kısıtlı alanlar:
Açık alanlar adliyeyi ziyaret eden tüm vatandaşların rahatlıkla ulaşabileceği, girmek için hiçbir yetkilendirmeye ihtiyaç duyulmayan alanlardır. Danışma masaları, ön bürolar, Baro odası, harç vezneleri, duruşma salonları, kafeteryalar, bekleme salonları, adli tıp birimi, adli sicil bürosu bu alanlara örnek olarak sayılabilir.
Yarı kısıtlı alanlar ancak birinci seviye yetkilendirmeye sahip ziyaretçilerin bulunabilecekleri alanları ifade etmektedir. Kalemler ve sorgu odaları bu tür alanlardır.
Kısıtlı alanlar ise son seviye yetkilendirmeye sahip ziyaretçilerin girebilecekleri alanları ifade etmektedir. Hâkim ve Cumhuriyet savcısı odaları, kütüphaneler, arşivler ve emanet odaları bu alanda yer alacaktır.
Kısıtlı alan uygulaması yönlendirme işaretleri, kat planları gibi görsel unsurlarla da desteklenerek vatandaşların adliye içinde aradıkları bölgeleri rahatlıkla bulmaları sağlanacaktır.

Uygulama:
Kısıtlı alanların uygulaması, kişileri hak kaybına uğratmayacak ve adliyedeki işleyişi aksatmayacak şekilde pilot adliye yönetimlerince detaylandırılacaktır. Şimdiye kadar uygulanan adliye mimari planlarında böyle bir uygulama düşünülmediği için sistemin eski binalarda tam anlamıyla uygulanması için ciddi yatırımlar gerekmektedir. Adliye büyüklüğü, iş hacmi ve personel sayısı gibi unsurlar da kısıtlı alan uygulamalarını adliye bazında çözüm getirmeyi zorunlu kılmaktadır. Kimi adliyelerde sadece serbest ve kısıtlı alanlar oluşturmak mümkünken kimilerinde ise daha esnek kısıtlama örnekleri yapılacaktır.
Her mahkeme için ayrı bir duruşma salonu yerine, duruşma salonlarının paylaşımlı kullanımı ortaya çıkacak fazla salonların ise çalışma/toplantı odaları olarak kullanılması uygulama sırasında geliştirilebilecek önlemlerdir. Proje uygulamasında bu çalışmalarla ilgili yeterli bir izleme süreci olmadığı için uygulama sonuçları henüz değerlendirilememiştir.

7- Vatandaşların bilgilendirilmesi

İhtiyaç Tespit Ziyaretleri İle Tespit Edilen Mevcut Durum:
Vatandaşların gerek adli iş ve işlemler gerekse adliye binasına dair bilgi edinmesini sağlayacak kaynaklar yok denecek kadar azdır. Vatandaşlar adliyede yönlerini herkese sordukları gibi, adli işlere ilişkin en temel bilgileri de başta kalem personeli olmak üzere sorarak öğrenmeye çalışmaktadırlar. Hukuk dilinin eğitim düzeyi yüksek vatandaşlar tarafından dahi rahat anlaşılamaması da vatandaşların muhakeme usulleri ve kararlar hakkında bilgi ihtiyacını artırmakta, onları işin ehli olsun olmasın herkesten bilgi edinme ve inanmaya yöneltmektedir.

Çözüm Önerisi:
Vatandaşın adli süreçlere ilişkin temel bilgi eksikliğini gidererek hak kayıplarını önlemek ve kamuoyunda hukuk ve adli sistem hakkındaki bilgi ve farkındalık seviyesini yükseltmek için bilgilendirme araçları geliştirilmelidir. Bu araçlar vatandaşların adliyeye işi düştüğünde neler yapmaları gerektiği hakkında kolayca anlayabilecekleri, basit, temel bilgiler veren ve onları uzman birim ya da kişilere başvurmaya yönelten ilk bilgi kaynakları olmalıdır.
Dikkat edilen önemli hususlardan biri de bu bilgi kaynaklarının (broşürlerin) niteliğidir. Bunlar bir avukattan alınacak hukuki danışma veya temsil hizmetine ikame olarak düşünülmemelidir. Bununla birlikte, bir konuda kamuoyundaki bilgi ve anlayış eksikliği de bir meslek grubunun geçim kaynağı olarak algılanmamalıdır. 

Uygulama:
Proje kapsamında ilk aşamada 12 adet broşür geliştirilmiş ve pilot adliyelere dağıtılmıştır. Ayrıca vatandaşların soruları karşısında ortak ve standart bilgiler verilmesini sağlamak üzere geliştirilen adliye rehberi de pilot adliyelerin personeline dağıtılmıştır.
Broşürler, bilgi ihtiyacını adliye içinde çeşitli birimlere rastgele uğrayarak sorduğu sorular ile gidermeye çalışan ziyaretçilerin önlenmesi için de yararlı bir araç olacaktır. Kısıtlı alan uygulaması ile artık eskisi gibi birimlere erişemeyecek olan kişilere broşürler aracılığı ile doğru bilgiler kolayca anlaşılır bir dilde sunulacaktır. Bu uygulamanın doğal bir sonucu olarak, eksik bilgi ile hazırlanmış olan yanlış veya yetersiz evrakla uğraşma zorunluluğu da ortadan kalkacaktır. Vatandaşlar doğru bilgilere dayalı olarak taleplerde bulunacaklar ve bu taleplerin işlenmesi ve neticelendirilmesi de kolay olacaktır.